Vamos falar de um assunto que ainda deixa muita gente de cabelo em pé? Organização e produtividade!
Por esses dias assisti ao filme “Pearl in Paradise” (Pérola no Paraíso), alguém já assistiu? Não me julguem, os filmes do Hallmark Channel são viciantes! A história é sobre uma fotógrafa de uma renomada revista que busca ser promovida ao cargo de diretora criativa, o outro personagem é um escritor famoso, juntos eles vão trabalhar para produzir um artigo que será a matéria de capa da edição de 30 anos da revista.
Já no início da trama, características da fotógrafa são destacadas, ela é rotulada como alguém que não tem organização nem disciplina, mesmo reconhecida por ter grandes ideias e fazer um excelente trabalho. Também não costuma anotar nem fazer listas porque para ela “o importante está tudo na cabeça”. Enquanto o escritor é o oposto, costuma fazer listas e ser organizado, segundo ele “fazer listas traz paz de espírito”. E aí, se identificou?
A história não acaba aqui, mas vamos focar no que importa. Continua lendo este artigo até o final para conferir as melhores dicas de como ter organização pessoal e, consequentemente, mais produtividade.
Gerenciar o tempo
Todos nós temos as mesmas 24h por dia, mas sabe por que algumas pessoas conseguem fazer tudo que se dispõem a fazer e outras não? Elas têm organização e produtividade, ou seja, quando você se mantém organizado consegue ser mais produtivo.
Para começar a ter organização é preciso adquirir o controle sobre o tempo disponível. Conhece o conceito de gestão do tempo? O processo de planejar e executar as tarefas a partir do controle consciente do tempo. Não se trata de programar cada detalhe, mas administrar melhor as tarefas que pretende executar no dia. Uma coisa é certa: Se você se propôs a fazer, então faça! Cada tarefa deixada pra depois pode tornar um acúmulo de atividades pendentes que vai gerar muita dor de cabeça.
Confira as 5 técnicas + dica bônus que eu costumo utilizar no meu dia a dia e contribuem significativamente para a minha produtividade:
1ª Organizar o ambiente físico – Quando se trata de organização e produtividade há pessoas que desconsideram o ambiente organizado como um ponto fundamental para ser mais produtivas. A desorganização afeta na busca pela produtividade, pois ao perder tempo procurando materiais demora também a conclusão das tarefas. Além do que, estar em local com bagunça não motiva ninguém a produzir mais. Então, mantenha o ambiente limpo e arrumado e tudo que precisa por perto. No começo pode até ser chato, mas logo se torna automático.
2ª Planeje o seu dia – Estabeleça um dia da semana para fazer o planejamento das atividades que pretende executar, os projetos que queira realizar e, principalmente, aquelas pendências existentes. Eu costumo escolher o domingo.
3ª Anote tudo na agenda – É pedir muito ter uma agenda? Seja eletrônica ou não, faça listas, anote as tarefas do dia, da semana e, se possível, do mês, estabelecendo prazos e prioridades. Você pode facilmente esquecer o que está na cabeça. Eu, particularmente, utilizo a agenda de papel, tenho mais de uma e um planner para distribuir todas as minhas atividades por área de atuação - trabalho freelancer, voluntário, clientes específicos... Pra mim não dá para misturar tudo em uma única agenda (você não precisa ter mais de uma). Ah, é preferível revisar todos os dias o progresso das tarefas, inclusive na noite anterior para se programar para o outro dia.
4ª Escolha um período que você é mais produtivo – Há horários que cada pessoa desempenha melhor as tarefas ao longo do dia. De acordo com especialistas, são chamados de horário nobre. Cada um tem o seu, o meu é pela manhã, mas têm pessoas que produzem mais à noite ou de madrugada. Eu inicio as tarefas mais complexas no período da manhã, uma técnica para se livrar mais rápido delas, já na parte da tarde opto por iniciar as atividades mais simples.
5ª Utilize ferramentas gratuitas – com toda a tecnologia ao nosso favor por que não usar? Pode otimizar muito o tempo na etapa de planejamento. Tem conteúdo aqui no blog sobre o assunto 5 aplicativos para organizar o seu dia.
Dica bônus!
Poupe tempo! Como?
- Evite usar o smartphone, principalmente as mídias sociais, durante as suas atividades;
- Desabilite as notificações de mensagens do celular;
- Reserve horários no dia para checar todas as mensagens, e-mails e mídias sociais.
Manter as tarefas em dia é importante para alcançar a produtividade, mas também ter sanidade mental numa vida corrida e agitada evitando estresses desnecessários. No começo pode parecer uma tarefa difícil, porém seguindo essas dicas vira algo natural e automático.
Ah, sobre o filme, será que a personagem conseguiu ser promovida? Só assistindo! Mas e você, já usa ou vai usar alguma dessas dicas?
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